Microsoft werkt sinds de herinrichting van het hoofdkantoor op Schiphol met rituals: afspraken die bijdragen aan de samenwerking, productiviteit en welzijn. Hoe werkt dat in de praktijk en kunnen wij daar iets van leren? We vragen het Sanne Postma, Adoptie en Change Management specialist.
Aan het begin van elke week denkt Sanne na over hoe ze de dagen gaat inplannen en wat ze die week wil bereiken. Gaat ze naar kantoor of werkt ze thuis? Gaat ze naar elke meeting waarvoor ze is uitgenodigd? En welke technologie gebruikt ze?
We always make conscious choices is een van de rituals die Sanne helpt om haar werk prettiger en efficiënter te maken. Sanne: ‘Veel medewerkers in grote organisaties worden geleefd door hun agenda en afspraken. Ze gaan naar alle meetings zonder na te denken over het doel en effect. Terwijl je meer bereikt als je daarin bewuste keuzes maakt. Zo kun je duidelijker bepalen waar je behoefte ligt en waar je van waarde kunt zijn.’
Sanne maakte onderdeel uit van het Refresh team dat verantwoordelijk was voor de herontwikkeling van het Microsoft hoofdkantoor op Schiphol. Naast de inrichting veranderde ook de manier van werken: van de new world of work naar new world of networking. ‘We gaan steeds meer naar een samenleving van netwerken. We doen vaker dingen samen. Voorheen kwamen we bij een klant en verkochten we onze licenties. Nu zijn we succesvol als de klant succesvol is. We kijken vooral hoe we samen iets kunnen neerzetten.’
Uit onderzoek bleek dat medewerkers van Microsoft het lastig vonden om aan het eind van de dag hun werk los te laten. Ook hadden ze het gevoel dat ze continu werden afgeleid. ‘Dat komt door de wereld om hun heen, door binnenkomende e-mails, vragen van collega’s. Mensen hebben het gevoel dat ze hard werkten, maar dat het niet voldoende impact had op wat ze wilden bereiken.’
De rituals zijn hierop gebaseerd: hoe houd je de aandacht vast en hoe haal je de meeste focus uit je werk? ‘Het geeft richtlijnen van hoe je met elkaar kunt samenwerken, zodat je aan het eind van de dag de impact maakt die je wilt bereiken.’
Er zijn in totaal zes rituals. Een daarvan is We team up. Sanne legt uit: ‘Binnen Microsoft werken we met verschillende mensen en afdelingen voor één klant. Dus kijken we goed met welke mensen je contact hebt in het project, wat hun rol is en wat je van ze kunt verwachten. Hetzelfde geldt voor de samenwerking met partners, die ons ondersteunen met goede oplossingen. We hebben iedereen nodig om het project tot een succes te brengen. Samen sta je sterker.’
Door de ritual We respect focus time kwam er in het kantoor een stilteruimte waar niet wordt gepraat. ‘Medewerkers vinden dat fijn. Ze gaan daar zitten om niet gestoord te worden en andere collega’s houden daar rekening mee. Wij hebben de tool MyAnalytics in die inzicht geeft in je eigen gedrag. Het geeft goed aan hoe snel je afgeleid bent, of je andere dingen aan het doen bent tijdens een vergadering en de tool draagt ook oplossingen aan om meer gefocust te werken. Je kunt bijvoorbeeld instellen hoe lang je per week in meetings wilt zitten. Dreig je die tijd te overschrijden doordat iemand nieuwe afspraken in je agenda plant, dan krijg je een melding. Toen ik MyAnalytics ging gebruiken, zag ik dat ik 40 procent van mijn mail binnen een half uur beantwoordde. Goh, wat goed, dacht ik, want ik reageer snel. Maar dat was helemaal niet goed, want het betekende dat ik continu werd afgeleid. Daarom heb ik mijn mailinstellingen zo aangepast, dat ik op bepaalde tijden niet wordt gestoord.’
Momenteel helpt Sanne klanten met gedragsverandering binnen bedrijven, nadat ze een product van Microsoft hebben gekocht. ‘Je leert medewerkers niet alleen hoe het product werkt, maar ook op een nieuwe manier te werken.’ Ze is nu ruim een jaar lid van Spot Schiphol. ‘Er staan veel aanbiedingen en evenementen op de website. Ook het sociale aspect vind ik leuk. We zijn al met collega’s naar de Spot Barbeque geweest, waar ik nieuwe mensen heb leren kennen.’
In haar vrije tijd mag ze graag sporten en reizen. In haar functie is ze verantwoordelijk voor Europa, het Midden-Oosten en Afrika en zit veel in het buitenland. En dan is het handig dat ze op Schiphol werkt. ‘Zeker. Veertig minuten voordat mijn vlucht gaat, loop ik naar de gate. Ruim op tijd voordat het vliegtuig vertrekt.’ En dat sluit weer goed aan bij ritual We respect focus time.
Nieuwsgierig naar de rituals van Microsoft? Ga naar de Microsoft NL Office Refresh https://ptdrv.linkedin.com/o5o896x
