Raak je tijdens je werk snel afgeleid door e-mails van klanten, een WhatsAppje van een vriendin of een telefoontje van een collega? Heb je vaak een overvolle agenda en een lange to do-lijst, en raak je daardoor soms het overzicht kwijt? Spot helpt je uit de brand! We geven je drie tips om efficiënter en gestructureerder te werken. Aan de slag!
Tip 1: Pomodorotechniek
Francesco Corillo is expert op het gebied van tijdsmanagement en organisatorische productiviteit. Hij bedacht in de jaren 80 de Pomodorotechniek: een methode om effectiever te werken en minder snel afgeleid te raken.
Zo werkt het
- Je maakt eerst een activiteiteninventaris. Hierop schrijf je álles wat vandaag moet gebeuren.
- Aan de hand van die inventaris maak je een takenlijst. Die taken noem je ‘pomodoro’s’ en zet je op volgorde van prioriteit.
- Zet een timer op 25 minuten en voer de eerste taak uit. Let op: probeer tijdens je werk niet afgeleid te raken. Sluit je mail af en leg je telefoon aan de kant, dan kun je beter focussen.
Tip! Download de Focus Keeper via de appstore. - Vink de taak af en neem een korte pauze van drie tot vijf minuten. Dit is de tijd die je brein nodig heeft voor een reset. Even naar de wc of koffiezetten, voordat je aan de volgende pomodoro begint.
- Dit doe je 2 uur lang, in die tijd heb je vier pomodoro’s afgerond. Dan neem je een langere pauze, van 15 tot 30 minuten. Pak die tijd ook echt! Maak een wandelingetje, smeer een boterham of klets wat met collega’s.
Laat je tijdens de pomodoro’s zo min mogelijk afleiden. Schiet ineens door je hoofd dat je de kapper nog moet bellen, of dat je bent vergeten om brood te halen? Schrijf dit soort gedachtes op, zodat je ze veilig kunt parkeren.
Weet jij waarom dit de pomodorotechniek heet? Doe een gok, en zet je antwoord onderaan dit blog.
Tip 2: Slik de kikker
Het is simpel: ’s ochtends maak je eerst een to do-lijst, op volgorde van prioriteit. Geef de belangrijkste taken een A-label, de iets minder belangrijke een B-label et cetera. Vervolgens kies je een A-taak waar je het meest tegenop ziet, de ‘kikker’, en voer die als eerste uit.
Volgens bedenker Brian Tracy geeft het voldoening om de dag te starten met een pittige taak. Bovendien heb je de rest van de dag tijd voor de leukere to do’s.
Tip 3: stel werkdoelen op
Maak niet alleen een to do-lijst, maar stel ook een overzicht op met werkdoelen. Doe dit het liefst op maandag, voor de hele week. Stel deze doelen op aan de hand van de SMART-methode: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
Je maakt je doel concreet, zorgt dat je het kunt meten, dat het acceptabel en haalbaar is, en dat er een deadline aan zit. ‘Uiterlijk dinsdag moet het projectvoorstel bij klant X liggen’, ‘Uiterlijk donderdag moet ik m’n manager gebeld hebben om te vragen naar de offerte voor klant Y’ en ‘Uiterlijk vrijdag wil ik gereageerd hebben op de ingewikkelde mail van m’n collega.’
Leestips
In het boek Tijdwinst – Elke dag om 15.00 uur klaar pleit Björn Deusings voor een werkdag van 6 uur. Hij leert je om beter te organiseren, realistischer te plannen en slimmer om te gaan met complexe taken. Dat zorgt voor minder drukte, meer productiviteit én meer rust.
Rick Pastoor werkte jarenlang bij Blendle en ontwikkelde de methode GRIP. In z’n gelijknamige boek laat hij zien hij hoe je je werkweek anders inricht om meer rust en ruimte de creëren. Hoe bewaar je het overzicht als je een eindeloze takenlijst hebt? Hij helpt je om efficiënter én effectiever te werken.
